L’un des premier besoin lorsque vous souhaitez travailler à distance est de pouvoir échanger avec votre équipe (ou votre classe pour les enseignants et formateurs).
Dans cet article je vous propose de découvrir quelques solutions gratuites permettant de mettre en place des réunions vidéos.
La vidéoconférence c’est quoi ?
Derrière ce mot un peu compliqué se cache tout simplement le besoin de pouvoir échanger en vidéo avec 1 ou plusieurs personnes.
Comme il s’agit d’un cadre professionnel vous avez également souvent besoin de pouvoir présenter à l’écran des documents, les vraies solutions de vidéoconférence vous proposent donc de partager votre écran.
Généralement vous avez également possibilité de partager du texte et des fichiers.
Les systèmes les plus évolués permettent d’avoir un tableau interactif, de basculer l’affichage sur la personne qui parle, de couper le micro de certains participants, de flouter l’arrière plan pour éviter les distractions,… un confort supplémentaire quand on utilise régulièrement ces solutions.
Framatalk
Commençons par la solution la moins connue : Framatalk. Cette application proposée par Framasoft repose sur la solution de vidéo conférence Jitsi Meet. Il s’agit d’une solution Open Source et gratuite. Qui plus est c’est probalement la plus facile à utiliser, de sérieux atouts pour une utilisation dans un cadre scolaire.
Framatalk est très facile d’utilisation : vous vous rendez sur le site Framatalk, vous créez un salon, vous pouvez lui ajouter un mot de passe et il ne vous reste qu’à envoyer son adresse par email ou texto à vos correspondants.
Aucune installation de logiciel n’est requise. Cette solution fonctionne donc sur Windows, MacOS, Linux et sur les tablettes et smartphones Android et Apple. Difficile de faire plus simple !
Chaque utilisateur dispose de la liberté de couper sa caméra et/ou son micro. Lorsque vous faites des réunions avec quelques dizaines de personnes je vous recommande vivement de demander aux participants de couper leurs micros lorsqu’ils n’interviennent pas. Cela évite les bruits de fonds intempestifs : éternuements, toux, circulation, chien qui aboie,…
Malgré cette simplicité apparente Framatalk vous permet de partager votre écran. Vous remplacez alors l’affichage de votre webcam par celui de la fenêtre sélectionnée. Vous diffusez ainsi votre Powerpoint (ou Impress) ou n’importe quel programme comme vous le feriez sur un vidéo projecteur.
Framatalk ne dispose pas de fonction de tableau blanc interactif, mais vous pouvez compenser cela en utilisant un logiciel de dessin ou de prise de notes. Seul l’animateur pourra interagir, mais dans beaucoup de cas cela suffit pour animer un cours ou une réunion.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est une application gratuite de travail collaboratif. Elle fait également partie de la suite Office 365 (payante) avec quelques options supplémentaires (qui ne vous serviront que si vous avez quelques centaines de salariés à gérer).
Je reviendrais plus en détail sur Teams dans un article sur le travail collaboratif. Pour aujourd’hui seule la fonction de conversation sera présentée.
Pour utiliser Teams vous aurez besoin d’un compte Microsoft (gratuit). Vous en avez peut être déjà un si vous êtes sur Windows 10, et vous en avez à coup sûr un si vous utilisez Skype ou avez une adresse email Outlook.com, Live.com, ou Hotmail.
Microsoft Teams fonctionne dans un navigateur web, sous la forme d’un programme pour Windows ou MacOS, et d’applications mobiles. Autant le dire tout de suite les application Windows et MacOS sont plus puissantes, mais également beaucoup, beaucoup plus lourdes.
Afin de pouvoir utiliser Teams vous devrez créer une équipe et inviter dedans vos collègues ou élèves. Cela vous garantie que personne d’extérieur ne pourra accéder à vos échanges.
Pour initier une vidéo conférence utilisez l’icône « conversation », vous pourrez inviter les membres sélectionnés de votre équipe.
Teams vous permet de discuter en vidéo, audio, « tchat », de partager des fichiers et de partager votre écran.
Petit raffinement si vous utilisez l’application Windows vous pouvez flouter l’arrière plan afin d’éviter à vos interlocuteurs d’être déconcentrés par ce qui se passe derrière.
Teams propose également un tableau blanc collaboratif qui permet aux participants d’interagir et de dessiner avec un simple navigateur web.
Bien qu’il s’agisse d’une solution propriétaire Microsoft Teams dispose d’atouts indéniables dans le cadre de formations car en plus des fonctions de communication il permet d’organiser efficacement des ressources par thématique ou matière, de travailler ensemble sur des documents, de permettre les commentaires/questions sur une ressource.
Personnellement j’utilise cette solution dans le cadre de formations pour la Grande Ecole du Numérique sur des classes d’une vingtaine de personnes, les résultats sont très satisfaisants. Seul bémol : la lourdeur de l’application Windows qui est très longue à charger et mets pas mal de temps à envoyer les fichiers.
Google Hangouts
Google hangouts est une solution gratuite liée à votre compte Google. Si vous avez une adresse Gmail ou un téléphone Android vous avez forcément un compte Google.
Sur PC ou Mac Hangout ne demande aucune installation, il fonctionne directement dans votre navigateur web. Vous le trouverez dans le menu des applications de votre compte Google.
Sur mobile ou tablette Hangouts vous disposez d’une application très facile à utiliser. Sur Android cette application est installée par défaut dans votre tablette/smartphone. Sur iPhone/iPad il faudra passer par l’App Store.
Les participants à votre réunion en ligne n’ont pas obligation d’avoir un compte Google, ils peuvent rejoindre la présentation à partir de son code ou même par téléphone.
Comme ses concurrents Hangouts permet d’activer ou non sa caméra et son micro, de « tchatter », de partager des fichiers. Google oblige vous disposerez également d’un lien vers Google Drive.
L’animateur peut partager son écran et ainsi afficher n’importe quel logiciel se trouvant sur son poste (il n’y a pas que Powerpoint dans la vie).
Hangouts est la solution que nous utilisons chez Mon Assistant Numérique pour échanger entre membres du réseau, parfois à plusieurs dizaines de personnes. Je l’utilise également lors d’actions de médiation auprès des séniors, même néophytes ils s’approprient très rapidement cet outil. Hangouts est une solution robuste, qui pose rarement des problèmes de connexion, et qui sait adapter la qualité audio/vidéo à votre connexion internet.
Microsoft Skype
C’est la solution la plus ancienne présentée ici. Longtemps référence dans le domaine de la communication vidéo, Skype a perdu de sa superbe ces dernières années (principalement à cause de Facebook Messenger).
Pour fonctionner Skype demande comme Teams l’utilisation d’un compte Microsoft.
Je recommande peu cette solution en entreprise car elle intègre de la publicité, et au fil des versions son interface utilisateur est devenue de plus en plus complexe. Sur tablettes certains menus sont même bien difficiles à activer car tout petits ou ne respectant pas les règles d’ergonomie du système.
A noter qu’il existe une version Skype Entreprise intégrée à Office 365 (donc payante).
Whatsapp n’est pas à proprement parler une application de vidéo conférence, mais vous pourrez malgré tout dialoguer en vidéo à plusieurs.
Si l’application fonctionne parfaitement bien elle trouve ses limites en usage professionnel ou scolaire :
- Obligation d’inscription avec un numéro de téléphone
- Confidentialité des groupes « limite«
- Mélange entre vie privée et professionnelle (les notifications de votre grand-mère arriveront sur le même écran que celles de votre patron)
- Pas de partage d’écran
- Installation sur PC ou Mac complexe pour un débutant
Facebook Messenger
Messenger est comme Whatsapp destiné avant tout au grand public. On retrouve à peu près les mêmes arguments contre une utilisation professionnelle ou scolaire que pour Messenger.
Ajoutons dans les autres pièges de cette application la distraction occasionnée par des pubs pour des jeux et l’obligation de disposer d’un compte Facebook.
Conclusion
Les solutions de vidéo conférence gratuites existent et sont suffisantes pour beaucoup de structures. Au delà du problème sanitaire actuel, elles permettent d’éviter des déplacements générateurs de perte de temps et de pollution, elles présentent également l’avantage d’inciter à mieux cadrer les réunions et donc de gagner en efficacité.
A propos de l’auteur…
Pascal MARTIN est entrepreneur sur la Côte d’Opale dans le domaine du numérique. Formateur professionnel et médiateur numérique il accompagne collectivités, professionnels et particuliers dans un rayon de 30 km autours de Montreuil sur mer.
Vous pouvez le retrouver sur sa page Côte d’Opale et sur Facebook : MonAssistantNumériqueCoteOpale
